همان‌طور که احتمالاً خودتان هم‌میدانید، امضای الکترونیکی می‌تواند در وقت صرفه‌جویی زیادی کند، اما آیا می‌تواند هزینه‌های یک کسب‌وکار را نیز کاهش دهد؟ حقیقت این است که این نوع امضا علاوه بر کاهش زمان، مدیریت بهتر فرآیند کارهای اداری و دفتری، افزایش بهره‌وری و… می‌تواند به کاهش هزینه‌های یک کسب‌وکار نیز کمک کند. درواقع شرکت‌ها، سازمان‌ها و بیزینس هایی که از این نوع امضا برای قراردادهای خود استفاده می‌کنند، با هزینه‌های کمتری روبرو هستند.
شاید می‌پرسید که چطور چنین چیزی ممکن است و یا چگونه امضای الکترونیکی می‌تواند در کاهش هزینه‌های کسب‌وکار مؤثر باشد! امروز در این مقاله از مجله کنترل کالا، این مطلب را به‌صورت کامل بررسی می‌کنیم!
پردازش سریع‌تر اطلاعات با امضای الکترونیکی و کاهش هزینه‌ها
فرض کنید که باید به‌صورت ماهانه 200 قرارداد و یا سند را امضا کنید! اگر بخواهید که هرکدام را به شیوه سنتی امضا کنید، احتمالاً باید یک نیروی تمام‌وقت استخدام کنید که تمامی هماهنگی‌های لازم در این زمینه را انجام دهد و با هر پیمانکار، کارفرما و… وارد مذاکره شود تا امضا لازم را بگیرد! در این بین شاید حتی مشکلاتی مانند عدم صحیح بودن قرارداد، عدم امضا قانونی و… هم به وجود آید که مازاد بر مشکلات قبلی شود!
حالا فرض کنید که به‌جای استفاده از این روش تصمیم گرفتید که از امضای دیجیتال استفاده کنید! شما با امضا دیجیتال به‌راحتی قادر هستید که هزینه‌های خود را بهتر مدیریت کنید و بهره‌وری سریع‌تری در انجام این فرآیندهای اداری داشته باشید. البته دیگر نیازی هم به یک نیرو برای پیگیری اسناد تجاری خود ندارید و تنها می‌توانید با چند کلیک و اقدام ساده هم خودتان و هم طرف قراردادتان، یک سند تجاری یا حقوقی را به‌صورت آنلاین امضا کنید.
امضای دیجیتال چه هزینه‌هایی را کم می‌کند؟
در بین هزینه‌های مادی و معنوی که روش سنتی امضای قرارداد برای شما دارد، تصمیم گرفتیم که بخشی از هزینه‌های مادی که احتمالاً از آن‌ها صرف‌نظر کردید را برای شما بررسی کنیم! هزینه‌های مادی کوچکی که اگر آن‌ها را جمع کنید، نشان می‌دهد که استفاده از روش‌های سنتی چه مقدار می‌تواند برای شما هزینه‌بر باشد.
برخی از هزینه‌های مادی که باید برای امضای قرارداد به شیوه سنتی بپردازید، عبارت‌اند از:
- کاغذ: طبق مثال اگر بخواهید که حداقل 200 صفحه کاغذ دو رو سفید خریداری کنید و استفاده کنید، بهتر است که یک بسته 500 عددی خریداری کنید که در حال حاضر در حدود 60 هزار تومان میباشد. به عبارتی شما ماهیانه باید در حدود 20 هزار تومان، برای کاغذ هزینه کنید.
- تونر: برای چاپ قراردادهای خود به تونر سیاه احتیاج دارد که در حاضر یک تونر مشکی معمولی با کارکرد 1500 برگ کاغذ در حدود 200 هزار تومان میباشد که به عبارتی باعث می‌شود، شما ماهیانه در حدود 15 هزار تومان هزینه خرید تونر کنید.
- هزینه ارسال سند کاغذ: اگر بخواهیم از یک پیک برای انتقال اسناد و امضا گرفتن آن‌ها امضا کنیم، با توجه به این که 200 برگ سند کاغذ داریم و هزینه رفت‌وبرگشت برای هر قرارداد تجاری یا حقوقی، ماهیانه باید در حدود 300 هزار تومان برای این موضوع در نظر داشته باشیم!
- هزینه نیرو برای اسکن قراردادهای تجاری: با توجه به این‌که باید هر سند را بعد از امضای طرفین بایگانی کرد، شما باید از نیروی شرکتی خود بخواهید که هر برگ سند را اسکن و در پوشه مخصوص بایگانی کند. برای این کار لازم است که مدنظر داشته باشید، اگر برای هر برگ سند، تنها 5 دقیقه زمان در نظر بگیریم، شما باید حدوداً 17 ساعت به نیروی خود حقوق بدهید. اگر 15 هزار تومان برای هر ساعت در نظر بگیریم، شما باید هزینه‌ای در حدود 255 هزار تومان برای اسکن کاغذ قراردادهای خود به‌صورت ماهیانه در نظر بگیرید.
- هزینه‌های ارسال پست برای شهرهای دیگر را در این مقاله صرف‌نظر می‌کنیم، اما باید بدانید که با توجه به مسافت، مدت‌زمان رفت‌وبرگشت سند یا حقوق تجاری، مسائل امنیتی و… می‌تواند، هزینه‌های بالایی را برای کسب‌وکارهایی که با وسعت بیشتری فعالیت می‌کنند، به وجود آورد.
اگر هزینه‌های پست و صرف وقت و زمان را در نظر نگیریم، شما برای امضای ۲۰۰ سند به‌صورت ماهیانه باید هزینه‌ای در حدود ۵۹۰ هزار تومان بپردازید! البته اگر بخواهیم که هزینه متوسط ماهیانه ۵۰۰ هزار تومان برای پست و هزینه‌های جانبی آن در نظر بگیریم، جمع موارد بالا در کل ۱ میلیون و ۹۰ هزار تومان خواهد شد.
بدون دیدگاه